Projektportfoliomanagement / Projektbewertung und -auswahl

In unserem Mini-Beispiel werden 4 geplante Projekte miteinander verglichen und bewertet. Aufgrund des begrenzten Budgets sollen max. die 2 effektivsten Projekte ausgewählt werden. Über die Forschungs- und Entwicklungsprojekte sollen neue Kompetenzen in der Organisation entstehen, die mittel- und langfristig die Basis für Kunden-Aufträge und somit für neue Geschäftsfelder bilden. Die Projekte 2, 3 und 4 werden dabei kofinanziert (z.B. über eine öffentliche Förderung). Die Projekte 1 und 4 benötigen im direkten Vergleich zu den anderen Projekten jeweils die doppelte Investitionssumme. Das Kompetenzfeld 1 stellt das attraktivste Geschäftsfeld dar, da hierüber die meisten Kunden-Aufträge realisiert werden können.

Diese und weitere Abhängigkeiten werden anhand eines qualitativen Ursache-Wirkungsmodells abgebildet, grob definiert und gewichtet. Die Wirkungsrichtungen (+ oder -) und die relativen Wirkungsstärken (stark, mittel oder schwach) sowie die zeitlichen Verzögerungen (kurz-, mittel- oder langfristig) werden dabei den Pfeilen (Verbindungen) im Eigenschaftenfenster direkt hinterlegt.

Bei der Modellierung können jederzeit Faktoren ins Zentrum gestellt (durch Klick auf das Kreis-Symbol) und somit die Ansichten gewechselt werden. Alle Faktoren, die nicht direkt oder indirekt mit dem zentrierten Faktor (hier Projekt 2) verbunden sind, werden hierbei ausgeblendet. Zudem können Sie Ebenen ein- und ausblenden und den Faktoren Kategorien hinterlegen, um hierüber die Modellansicht zu filtern oder zu Clustern (ein Cluster könnte z.B. ein Projekt mit den jeweiligen Projektarbeitsschritten und deren Abbhängigkeiten bilden). Hierdurch können Sie große Modelle mit Tausenden an Faktoren jederzeit übersichtlich gestalten.

In der Erkenntnis-Matrix kann die Gesamtwirkung pro Projekt abgelesen und miteinander verglichen werden. Vereinfacht gesprochen kann die Erkenntnis-Matrix wie folgt gelesen werden: je weiter die Projekte auf der linken Seite der Erkenntnis-Matrix (links vom Nullpunkt - in den roten und blauen Feldern) liegen, desto stärker wirken sie in Summe negativ, und je weiter die Projekte rechts liegen, desto stärken wirken sie positiv. (Natürlich sagt die Erkenntnis-Matrix noch mehr aus, jedoch reicht diese vereinfachte Analyse für Demonstrationszwecke aus.)

Im direkten Vergleich der Projekte stellt das "Projekt 3" in kurzfristiger Hinsicht den effektivsten Hebel dar. Das Projekt 1 wirkt hingegen kurzfristig in Summe negativ!

In mittelfristiger Hinsicht verändert sich das Gesamtbild ein wenig. Das Projekt 3 stellt nach wie vor den effektivsten Hebel dar, das Projekt 1 gewinnt jedoch zunehmend an Relevanz.

Langfristig überholt das Projekt 1 sogar die anderen Projekte, da über das Projekt das attraktivste Kompetenz- und somit Geschäftsfeld aufgebaut werden kann. Das Projekt 4 scheint hingegen überhaupt keine Rolle zu spielen.

Dieser Eindruck ändert sich jedoch mit Hinblick auf die Erkenntnis-Matrix des Projektes 1. Hier zeigt sich, dass das Projekt 4 über einen wesentlichen Einfluss auf das Projekt 1 verfügt.

Dies bestätigt auch die Modellansicht. Mit dem Projekt 4 wird das Kompetenzfeld 3 aufgebaut. Das Kompetenzfeld 3 führt zwar direkt zu keinen Projekterträgen, jedoch wirken die Kompetenzen synergetisch zum Projekt 1 und unterstützen somit indirekt den Aufbau des attraktiven Kompetenz- und Geschäftsfeldes 1.

Im Sinne einer optimalen Projektauswahl sollten somit die Projekte 1 und 4 gleichzeitig umgesetzt werden.

Für eine permanente Planung, Priorisierung, übergreifende Steuerung und Überwachung aller Projekte einer Organisation können Sie den Faktoren im Modell auch unterschiedliche Attribute hinterlegen - z.B. den jeweils aktuellen Stand der Umsetzung. Diese zusätzlichen Informationen können ebenfalls in der Erkenntnis-Matrix eingeblendet und über die Bubble-/Kreisgröße dargestellt werden. Mit Blick auf unser Beispiel-Modell kann somit schnell erkannt werden, dass offenbar falsche Prioritäten gesetzt wurden. Mit dem langfristig effektivsten Projekt 1 wurde gerade erst begonnen und das Projekt 3 mit der langfristig geringsten Relevanz steht kurz vor der Fertigstellung.

Optional kann das Modell (oder auch nur Teile davon) auch quantifiziert und simuliert werden, um einen noch tieferen Einblick über die Durchführung von verschiedenen Was-wäre-Szenarien zu erhalten. Die Grafik oben zeigt das Simulationsergebnis eines Szenarios, das lediglich die Umsetzung des 3. Projektes beinhaltet. Hiernach können ca. 10 Mio. EUR im Zeitverlauf erwirtschaftet werden.

Das nächste Szenario beinhaltet die zeitgleiche Umsetzung der Projekte 2 und 3. Hierüber kann der Erfolg im Zeitverlauf mehr als verdoppelt werden.

Die alleinige Umsetzung des Projektes 1 führt zu ähnlichen Erfolgen, ...

... die jedoch über das Projekt 4 entscheidend verstärkt werden können.