Verbesserungsmanagement. Dilemma Working Harder or Working Smarter?

Eine Performance-/ Leistungslücke ist aufgetreten. Wie sollen wir jetzt reagieren?

Die aktuelle Ist-Leistung (Performance) eines Prozesses hängt von 2 Faktoren ab: der Arbeitszeit und der Leistungsfähigkeit. Somit kann die Performance durch zusätzliche Arbeitsstunden oder über eine Steigerung der Leistungsfähigkeit erhöht werden.

Zunächst könnten wir versuchen, die tatsächliche Arbeitszeit durch Leistungsdruck (Mehrarbeit) zu erhöhen. Abbildung 2 zeigt diese Option, die eine ausgleichende Schleife bildet, die sogenannte Working-Harder-Schleife. Die Grafik 3 (siehe unten) zeigt die Schleife unter Verwendung eines Filters.

Der durch diese Schleife dargestellte Prozess funktioniert wie folgt: Durch das Auftreten einer Performance-Lücke stehen Manager unter Druck, die Performance zu erhöhen. Sie üben daraufhin Leistungsdruck aus und drängen ihre Mitarbeiter zu Mehrarbeit. Diese Mehrarbeit steigert die Leistungsfähigkeit und schließt somit die Leistungslücke.

Diese Abbildung zeigt die Konsequenzen eines permanenten Leistungsdrucks. Burnout und Leistungseinbußen sind die Folge.

Eine weitere Option zur Schließung einer Leistungslücke besteht in der Steigerung der Leistungsfähigkeit des Prozesses. Abbildung 4 zeigt diese Option, die eine ausgleichende Schleife bildet - die sogenannte Working-Smarter Schleife. In diesem Fall fordern die Manager ihre Mitarbeiter beim Auftreten einer Leistungslücke zur Prozessverbesserung auf. So werden z.B. Verbesserungsmaßnahmen gestartet, neue Ideen erprobt und in Aus- und Weiterbildung investiert. Beim erfolgreichen Verlauf dieser Maßnahmen kann hierüber die Leistungsfähigkeit des Prozesses mit einer zeitlichen Verzögerung erhöht und somit die Performance-Lücke geschlossen werden.

Dieses Bild zeigt den Zusammenhang zwischen der Working-Harder-Schleife und der Working-Smarter Schleife. Organisationen verfügen üblicherweise über begrenzte Ressourcen, die zielorientiert eingesetzt werden müssen. Entweder wird Mehrarbeit über Leistungsdruck gefordert oder Arbeitszeit für Verbesserungsmaßnahmen zur Verfügung gestellt. Beides gleichzeitig geht nicht. Das eine geht zu Lasten des anderen. Diese Verbindung erzeugt eine eskalierende Selbstverstärkungsschleife, die sogenannte Reinvestment-Schleife, die tendenziell das derzeitig dominierende Verhalten verstärkt. Eine Organisation, die kontinuierlich auf Verbesserungsmanagement setzt, wird eine steigende Leistungsfähigkeit erreichen. Hierdurch wird sich die Performance-Lücke weiterhin schließen und die Mitarbeiter erhalten hierüber noch mehr Zeit für Verbesserungsmanagement etc. Es entsteht ein positiver Kreislauf zwischen Steigerung des Leistungsfähigkeit und einer zunehmenden Begeisterung und Zeit der Mitarbeiter für Verbesserungsmanagement. Umgekehrt verhindert ein permanenter Leistungsdruck (mit Mehrarbeit als Folge) das innerbetriebliche Verbesserungsmanagement mit der Folge, dass die Leistungsfähigkeit des Prozesses abnimmt, die Performance-Lücke zunimmt und der Leistungsdruck daraufhin erneut steigt. Ein Teufelskreislauf entsteht mit immer höherem Leistungsdruck und geringerer Leistungsfähigkeit.

Um diese Dynamik zu veranschaulichen, zeigen die nächsten Grafiken die Simulationsergebnisse der Szenarien Working-Harder und Working-Smarter. Die erste Simulation (siehe oben) zeigt die Folgen einer stärkeren Betonung auf "Härter Arbeiten" (Working-Harder). Kurzfristig steigt die Leistung aufgrund des Leistungsdrucks. Dieser Erfolg ist jedoch nur von kurzer Dauer. Mittel- und langfristig fällt die Leistung durch eine kontinuierlich abnehmenden Leistungsfähigkeit. Working-Harder schafft somit eine "better-before-worse" Situation.

Umgekehrt führt die Working-Smarter-Strategie kurzfristig zu einer geringen und mittel- und langfristig zu einer höheren Leistung und somit zu einer "worse-before-better" Situation.